國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》的通知

國辦發(fā)〔2023〕26號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

各地區(qū)各部門要深入貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)、深化政務(wù)服務(wù)的決策部署，認(rèn)真做好政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，推動(dòng)各行業(yè)各領(lǐng)域政務(wù)服務(wù)電子文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化管理，有力支撐政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，不斷提升企業(yè)和群眾的獲得感和滿意度。

國務(wù)院辦公廳

2023年7月30日　　　

（此件公開發(fā)布）

政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法

第一條　為了推進(jìn)和規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條　本辦法適用于政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開展的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。行政處罰、行政檢查等電子文件歸檔和電子檔案管理工作可參照執(zhí)行。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)，是指行政機(jī)關(guān)和其他負(fù)有政務(wù)服務(wù)職責(zé)的機(jī)構(gòu)。政務(wù)服務(wù)，是指政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在辦理依申請辦理的行政權(quán)力事項(xiàng)和公共服務(wù)事項(xiàng)過程中提供的服務(wù)。政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)，是指政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)提供政務(wù)服務(wù)使用的統(tǒng)籌建設(shè)或者自行建設(shè)的信息系統(tǒng)。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)電子文件，是指政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在履行職責(zé)過程中通過政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等組成。

本辦法所稱政務(wù)服務(wù)電子檔案，是指具有憑證、查考價(jià)值，對國家以及社會(huì)具有保存價(jià)值，并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)電子文件。

第三條　政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用、安全可控的原則。

第四條　來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的政務(wù)服務(wù)電子文件，可以以電子形式歸檔并向檔案部門移交，除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第五條　國家檔案局、國務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全國政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關(guān)政策、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。

各級(jí)檔案主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本級(jí)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，審查政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，會(huì)同有關(guān)部門研究制定相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)推動(dòng)完善政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)歸檔功能，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，做好政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、歸檔和政務(wù)服務(wù)電子檔案保管、利用、移交等工作。

各級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進(jìn)館要求，建設(shè)滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)，保障政務(wù)服務(wù)電子檔案規(guī)范接收、長久保存和共享利用。

第六條　各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依托全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)與電子檔案管理信息系統(tǒng)銜接，支撐政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理。

第七條　各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等文件以及部門行政權(quán)力清單、責(zé)任清單、公共服務(wù)目錄等確定本單位政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，并納入文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進(jìn)行管理。

政務(wù)服務(wù)辦理全過程中形成和調(diào)用的證據(jù)性材料、程序性材料、結(jié)果性材料等應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。政務(wù)服務(wù)電子檔案保管期限應(yīng)不低于行政管理、訴訟、審計(jì)等活動(dòng)所需的追溯年限。

第八條　政務(wù)服務(wù)電子文件一般以辦件為基本單位進(jìn)行歸檔整理，政務(wù)服務(wù)電子文件元數(shù)據(jù)和以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)用的電子證照等電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與該辦件辦理材料一并歸檔。涉及聯(lián)合辦理的政務(wù)服務(wù)，相關(guān)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)做好政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔工作。

第九條　政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔格式應(yīng)當(dāng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并且通用、開放、不綁定軟硬件。加密的政務(wù)服務(wù)電子文件應(yīng)當(dāng)解除加密技術(shù)手段后歸檔。

政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔一般采用在線實(shí)時(shí)歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時(shí)間最遲不能超過辦理完畢后的第二年6月底。

第十條　各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，在政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔、政務(wù)服務(wù)電子檔案移交等環(huán)節(jié)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測。

第十一條　各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)做好本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案安全管理工作，定期開展電子檔案備份，做好電子檔案登記、日常檢查、轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀等工作。政務(wù)服務(wù)電子文件辦理過程中應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)要求，規(guī)范使用密碼技術(shù)進(jìn)行保護(hù)。

第十二條　各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向檔案館移交政務(wù)服務(wù)電子檔案并附具開放利用意見。各級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)做好政務(wù)服務(wù)電子檔案接收工作，提升安全管理水平，按照國家有關(guān)規(guī)定對接收的政務(wù)服務(wù)電子檔案進(jìn)行檢測，確保真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

政務(wù)服務(wù)電子檔案移交一般采用在線移交方式，不具備條件的可以采用離線移交方式。

第十三條　各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在符合國家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等有關(guān)法律法規(guī)要求的前提下，依托政務(wù)服務(wù)平臺(tái)積極推進(jìn)本單位政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案共享利用。

第十四條　各級(jí)檔案主管部門可以依據(jù)有關(guān)法律、行政法規(guī)對政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題督促有關(guān)單位及時(shí)整改。

第十五條　涉及國家秘密的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

第十六條　各省（自治區(qū)、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案主管部門會(huì)同同級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)，可以參照本辦法，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，制定本地區(qū)的具體管理辦法。

第十七條　本辦法由國家檔案局、國務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第十八條　本辦法自印發(fā)之日起施行。